Правильное начало делового письма задает тон всему сообщению и влияет на восприятие адресата. Рассмотрим ключевые элементы вводной части официальной корреспонденции.
Содержание
Правильное начало делового письма задает тон всему сообщению и влияет на восприятие адресата. Рассмотрим ключевые элементы вводной части официальной корреспонденции.
Основные компоненты начала письма
- Шапка письма с реквизитами
- Обращение к адресату
- Вводная фраза с указанием цели
- Краткое введение в суть вопроса
Варианты официальных обращений
| Ситуация | Рекомендуемое обращение |
| Известно имя | "Уважаемый Иван Иванович!" |
| Неизвестно имя | "Уважаемые господа!" |
| Международная переписка | "Dear Mr. Smith" (для англоязычных) |
Фразы для начала письма
- "В соответствии с нашей договоренностью..."
- "В связи с Вашим запросом от..."
- "В дополнение к нашему телефонному разговору..."
- "Имеем честь сообщить Вам..."
- "Обращаемся к Вам по вопросу..."
Типичные ошибки в начале письма
- Излишне фамильярные обращения
- Отсутствие конкретики в первом абзаце
- Слишком длинные вводные конструкции
- Использование жаргонизмов
- Отсутствие ссылок на предыдущие контакты
Структура начала письма
| Элемент | Пример |
| Шапка | Исх. № 123 от 01.01.2024 |
| Обращение | Уважаемая Анна Петровна! |
| Введение | В ответ на Ваш запрос от 25.12.2023 сообщаем... |
Рекомендации по оформлению
- Используйте официальный бланк организации
- Указывайте исходящий номер и дату
- Пишите кратко и по существу
- Выделяйте важные моменты абзацами
- Проверяйте орфографию перед отправкой
