| Принцип | Описание |
| Уникальность | Каждый номер присваивается только одному документу |
| Последовательность | Номера присваиваются в хронологическом порядке |
| Системность | Нумерация соответствует принятой классификации |
- Порядковая:
- Сквозная (001, 002, 003)
- В пределах года (2023-001)
- Составная:
- С указанием кода подразделения (ОТД-2023-015)
- С буквенными индексами (ПРИКАЗ-К-2023)
- Отдельная нумерация для каждого вида приказов:
- По основной деятельности (№ 1-лс)
- По личному составу (№ 1-к)
- По административно-хозяйственным вопросам (№ 1-ахд)
- Сквозная нумерация с начала календарного года
- Регистрация в журнале учета приказов
| Элемент | Пример |
| Порядковый номер | 015 |
| Год заключения | 2023 |
| Код контрагента | ООО "Ромашка" |
| Полный номер | ДОГ-015/2023/Ромашка |
- Автоматическая генерация номеров системой
- Привязка к регистрационному журналу
- Возможность поиска по номеру документа
- Использование QR-кодов для идентификации
| Ошибка | Как избежать |
| Повтор номеров | Вести журнал регистрации |
| Нарушение хронологии | Нумеровать по дате создания |
| Несоответствие стандартам | Разработать инструкцию по делопроизводству |
- Разработайте единую систему нумерации для организации
- Закрепите правила в локальном нормативном акте
- Используйте простые и понятные обозначения
- Обеспечьте контроль за соблюдением правил нумерации
- Регулярно архивируйте документы
Правильная нумерация документов является основой эффективного документооборота. Единая система присвоения номеров упрощает учет, поиск и хранение документации. При разработке системы нумерации следует учитывать специфику деятельности организации и требования законодательства к конкретным видам документов.
